Kinh Doanh

Công nợ là gì? Làm sao để quản lý công nợ với khách hàng?

5 (100%) 1 vote

Công nợ là gì? Làm sao để quản lý công nợ với khách hàng? Những vấn đề này sẽ được chúng tôi giải đáp cho bạn đọc, trong nội dung của bài viết dưới đây. Dù bạn có làm kế toán hay không? Thì cũng nên tìm hiểu về công nợ, khi hiểu rõ về nó rồi các bạn sẽ biết quản lý đồng tiền trong hoạt động kinh doanh của mình tốt hơn.

Công nợ là gì?

nợ công là gì

Công nợ được hiểu là số tiền mà một doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch mua – bán sản phẩm hàng hóa/dịch vụ,… hoặc trong quá trình thanh toán theo kỳ hạn với một cá nhân/tổ chức nào đó, nhưng chưa thanh toán hết số tiền cho cá nhân/tổ chức mình giao dịch với và số tiền đấy được nợ lại sang kỳ sau thanh toán. Việc đảm nhận theo dõi công nợ với khách hàng, các đơn vị liên quan trong doanh nghiệp sẽ do bộ phận kế toán đảm nhiệm.

Công nợ chia thành 2 loại chính gồm có công nợ phải thu – công nợ phải trả. Trong đó:

Công nợ phải thu: Đây bao gồm có tiền bán sản phẩm – hàng hóa – dịch vụ được cung cấp cho khách hàng, nhưng bên cung cấp lại chưa thu được tiền hay là những khoản đầu tư tài chính. Theo đó, bộ phận kế toán đảm nhiệm công nợ sẽ phải theo đối đối tượng cụ thể, riêng biệt rồi phân loại thành từng nhóm đối tượng, mới có thể kiểm soát được công nợ một cách hiệu quả (đối tượng phân loại ở đây sẽ là nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng, đại lý,…)

Công nợ phải trả: Đây là khoản phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán, sẽ phải trả cho nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa,… Nó cũng giống với công nợ phải thu bộ phận kế toán của một doanh nghiệp sẽ phải theo dõi công nợ này, để trả cho từng đối tượng.

Bên cạnh những công nợ chính cần phải thanh toán này, thì kế toán còn có trách nhiệm kiểm soát về dòng tiền của doanh nghiệp mình. Nên kế toán sẽ phải theo dõi thêm những khoản công nợ khác, cần thu như: thu tiền bồi thường, những khoản thu hộ nội bộ – tạm ứng, trừ lương của nhân viên khi làm hỏng hàng hóa,… Cùng nhiều khoản công nợ khách sẽ phải chi trả như trả công cho nhân viên (lương – trợ cấp), tiền nộp vào ngân sách nhà nước,…

Tất cả những công nợ này sẽ do kế toán cập nhật một cách kịp thời ngay khi có phát sinh, cuối tháng tổng hợp để đối chiếu số liệu với những đối tượng công nợ. Khi công nợ của hai bên đã khớp nhau, thì báo cáo được chốt sổ và người kế toán phụ trách theo dõi công nợ có trách nhiệm đôn đốc bên nợ phải thanh toán đúng thời hạn. Khi đời công nợ, thường các doanh nghiệp họ sẽ làm giấy đề nghị thanh toán và gửi đến những đối tượng có công nợ, để bên đó trực tiếp làm thủ tục thanh toán tiền cho bên mình.

Trong trường hợp nếu như bên công nợ, không thể thanh toán được số nợ của tháng này thì số nợ đó sẽ được chuyển sang tháng tiếp theo và số tiền nợ tăng lên.

Làm sao để quản lý công nợ với khách hàng?

Đúng là việc quản lý công nợ với khách hàng là do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm trong một doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng có thể quản lý tốt và làm việc hiệu quả. Nếu bạn là kế toán, bạn cũng đang phụ trách công việc này thì hãy tham khảo hướng dẫn cách quản lý công nợ của chúng tôi, để áp dụng vào công việc của mình sẽ rất có ích đó.

quản lý công nợ

Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để có thể theo dõi được công nợ của khách hàng, cập nhật những phát sinh mới nhất mà liên quan tới công nợ thì bộ phận kế toán cần bắt buộc có một File theo dõi công nợ. File này có thể làm trên Excel, cũng có thể trên phần mềm kế toán.

Tiếp đến, kế toán cần căn cứ thông tin trên hợp đồng – hóa đơn – phiếu xuất/nhập kho – phiếu chi – giấy báo có ngân hàng – hàng trả lại – những khoản chiết khấu – tỷ giá,… Để cập nhật vào File theo dõi công nợ. Việc này giúp cho kế toán có thể theo dõi được  công nợ một cách liên tục, thường xuyên.

Với một kế toán, cần phải nắm vững những kiến thức và quy trình trong nghiệp vụ kế toán như: kiểm soát chứng từ; luân chuyển chứng từ; quy trình thanh toán… Bởi việc tiến hành theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ nó có liên quan đến chứng từ kế toán một cách chặt chẽ.

Duy trì tốt các mối quan hệ

Các mối quan hệ trong trường hợp này mà bộ phận kế toán cần duy trì, khi quản lý công nợ sẽ là mối quan hệ với lại bộ khách hàng, sự liên kết cùng những phòng ban khách ở trong nội bộ của một doanh nghiệp (có thể là bộ phận kinh doanh).

Theo đó, trong mối quan hệ của mình với khách hàng thì kế toán sẽ có trách nhiệm đốc thúc khách hàng của mình trở nợ đúng thời hạn. Khi khách hàng thanh toán công nợ theo đúng kỳ, bộ phận công nợ trong công ty sẽ thông báo đến họ những điều kiện họ được hưởng % chiết khấu, cũng có thể là bổ sung thêm những chi tiết liên quan sản phẩm, chứng từ liên quan,… từ đó tạo ra mối quan hệ tin cậy – thân thiết hơn.

Duy trì mối quan hệ với bộ phận trong công ty, chính là sự liên kết của kế toán phụ trách công nợ với lại bộ phận kinh doanh, việc này vô cùng cần thiết. Bởi thực tế, với bất cứ đơn hàng nào mà bộ phận doanh giao dịch thành công cũng sẽ được bộ phận kế toán ghi nhận vào doanh thu, từ đó những khoản nợ của đơn hàng đấy cũng được cập nhật vào trong danh sách để kế toán theo dõi ngay lập tức. Việc này giúp cho công ty tránh khỏi thất thoát, hoặc bị bỏ sót công nợ cần thu từ khách hàng.

Gọi điện thoại nhắc nợ

Với kế toán phụ trách công nợ, các bạn sẽ là những người thường xuyên phải liên lạc với bên khách hàng để đốc thúc việc trả nợ. Vì thế, bạn cần yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho mình một số điện thoại cố định riêng, việc này giúp các bạn giao dịch với khách hàng và ngược lại hiệu quả hơn, tránh tình trạng bị gián đoạn khi giao tiếp với khách hàng.

Kế toán cần nhắc cho khách hàng của mình nắm được những khoản nợ, thời hạn mà họ cần thanh toán trong tháng này cho doanh nghiệp mình bằng điện thoại hoặc Email trước 5 đến 10 ngày. Dù bạn gọi điện hay gửi Email, cần có một kịch bản trước để có thể tiếp cận với khách hàng thoải mái, nhẹ nhàng.

Lưu ý

  • Tránh gọi điện thông báo nợ cho khách hàng vào đầu tháng – đầu năm – đầu tuần bởi họ “kiêng” và nếu không khéo léo bạn sẽ vô tình tạo ra sự căng thẳng với bên khách hàng.
  • Đừng gọi cho khách hàng nhắc nợ vào thời gian đầu giờ, không gọi vào cuối giờ làm việc bởi khi này tâm trạng của người đi làm đã quá mệt mỏi, sẽ có hiện tượng họ không nghe máy, họ trút sự bực tức lên bạn. Kinh nghiệm các bạn gọi nhắc nợ hiệu quả nhất, buổi sáng thời gian từ 10 – 11 giờ, buổi chiều là từ 2 – 4 giờ chiều.

Duy trì nhật ký thu nợ

Duy trì nhật ký thu nợ, giúp cho kế toán theo dõi được những khoản thu công nợ hiệu quả hơn. Theo đó, với khoản thu nợ quá hạn, các bạn kế toán nên có cho mình một File công việc như là nhật ký theo dõi các cuộc gọi, Email đã gửi đi. Cũng cần có một bộ hồ sơ, ghi lại phản ứng từ bên khách hàng để có theo dõi được những cuộc gọi thực hiện.

Trong quá thu nợ, các vướng mắc như thiếu chứng từ, thiếu hàng, những phàn nàn của khách hàng về hàng hóa và ngày khách hàng hẹn trả tiền,… Kế toán cũng phải ghi chú lại, khi cần thiết sẽ phản ánh với những bộ phận có liên quan nhanh chóng xử lý.

Kết luận

Các bạn đã hiểu công nợ là gì? Làm sao để quản lý công nợ với khách hàng? Rồi chứ ạ. Công việc này khá quan trọng mà những người kế toán phải làm tốt, để quản lý nguồn tiền của doanh nghiệp. Do đó, hiểu và nắm rõ quy trình làm việc, tính chất công việc của công nợ, sẽ giúp cho các bạn dễ dàng làm việc với cấp trên cũng như khách hàng của mình.

ecni.org

Please follow and like us: